Il arrive, parfois, que des destinataires habituels ne reçoivent pas des courriers que d'autres, appartenant à la même liste de diffusion, reçoivent, sans explication évidente sur le moment.
Quel que soit le client de messagerie -- c'est à dire le logiciel qui traite les messages, à savoir pour les plus connus Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Evolution (GNOME), Mail (Apple), Lotus Notes (IBM), Opera Mail et autres... -- il ne faut jamais faire confiance aveuglément au programme et il y a parfois des bugs dans les listes de distribution. Les facilités qu'apportent les logiciels sont souvent génératrices de problèmes tout simplement parce que derrière leur apparentes rigueur et technicité se cachent des milliers d'opérations dont les interactions peuvent conduire à des dysfonctionnements sans que l'on s'en rende compte... hormis lorsque le pépin arrive.
C'est pourquoi il est important de vérifier régulièrement l'état des listes et leur bon fonctionnement selon une méthode bien adaptée ; et c'est d'autant plus capital et nécessaire que les échanges sont à haut niveau d'importance comme peuvent l'être, par exemple, les échanges entre services techniques, administratifs et/ou de sûreté dans les entreprises ou ceux entre le gestionnaire d'une association et ses interlocuteurs majeurs (adhérents, administrations etc.)
Cela peut paraître paradoxal avec des systèmes informatiques sophistiqués, sensés garantir l'efficacité de la chose. Mais, personnellement, je préfère passer 5 minutes, de temps en temps mais régulièrement, à appliquer une procédure simple et routinière, plutôt que de me retrouver avec un problème sur les bras (genre courrier n'arrivant pas à un ou plusieurs destinataires). Problème qu'il faudra de toutes façons régler, souvent au prix d'un temps à l'évidence beaucoup plus long, tout en n'étant pas sûr d'avoir une réponse satisfaisante, c'est -à-dire assurant une correction efficace empêchant le renouvellement de l'incident.
La procédure est, en l'occurrence, simple et consiste :
1. à adresser aux destinataires de la liste (et/ou de la liste mise à jour) un message-signal du genre : "Bonjour, ce message est une vérification de liste de destinataires. Merci de m'en accuser bonne réception en m'adressant avec la fonction répondre (et non pas répondre à tous) un mot comme "OK bien reçu" ou autre... Ne vous contentez pas de cliquer sur le bouton envoyer l'avis de réception (si cela vous est demandé) Merci de votre attention. Le secrétariat..."
2. à décompter les retours... et dans un délai raisonnable de rappeler, téléphoniquement ou à tout le moins par un autre moyen que le courriel, le ou les destinataires qui n'auraient pas répondu.
3. appliquer la correction générée par la discussion avec le(s) destinataire(s) en défaut et créer une nouvelle liste datée, sans oublier de documenter cet incident et sa correction en l'enregistrant dans la base d'informations de l'entité.
Comme pour la quittance d'assurance qui paraît chère avant l'accident, le temps passé en prévention est bien mieux rentabilisé que celui gaspillé en correction, sans compter la consommation d'énergie psychique associée au stress de l'incident. Une routine bien huilée et régulièrement testée est bien plus gratifiante qu'un affolement brownien totalement inefficace.
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